KEP (Kayıtlı Elektronik Posta)

KEP nedir?

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), gönderilen iletinin kim tarafından, ne zaman gönderildiğini ve alıcıya ne zaman ulaştığını yasal delil niteliğinde kayıt altına alan, standart e-postanın güvenli ve hukuki sonuç doğuran türüdür. Kâğıt dünyasındaki iadeli taahhütlü mektubun elektronik karşılığı olarak düşünülebilir; fark, sürecin dakikalar içinde tamamlanması ve tüm kayıtların hizmet sağlayıcı tarafından saklanmasıdır.

KEP hizmeti, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcıları tarafından verilir. E-Dönüşüm Danışmanlık bir KEP hizmet sağlayıcısı değildir; çözüm ortağı olarak KEP adresi başvurunuzu bu yetkili kuruluşlar aracılığıyla sizin adınıza yönetir, kurulum ve kullanım aşamasında destek sağlarız.

KEP nasıl çalışır?

Her KEP kullanıcısına, sağlayıcının alan adını içeren benzersiz bir KEP adresi tanımlanır. Bir ileti gönderdiğinizde sistem, iletinin içeriğini ve eklerini değiştirilemez biçimde kayıt altına alır ve zaman bilgisiyle birlikte delil oluşturur. İleti alıcının KEP hesabına ulaştığında da benzer bir kayıt üretilir. Böylece "göndermedim", "almadım" ya da "içeriği farklıydı" gibi itirazlar teknik kayıtlarla yanıtlanabilir.

İletiler, gönderenin nitelikli E-İmzası veya hizmet sağlayıcının sunduğu güvenli kimlik doğrulama yöntemleriyle gönderilir. KEP'ten KEP'e yapılan yazışmalarda en güçlü ispat sağlanır; alıcının KEP adresi yoksa bazı sağlayıcıların sunduğu farklı teslim seçenekleri değerlendirilebilir.

Kimler KEP kullanmalı? Yasal çerçeve

KEP'e ilişkin usul ve esaslar, BTK tarafından yayımlanan ikincil düzenlemelerle belirlenmiştir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, tacirler arasında temerrüde düşürme, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönme gibi sonuç doğuracak ihbar ve ihtarların noter, iadeli taahhütlü mektup, telgraf ya da güvenli elektronik imza kullanılarak KEP aracılığıyla yapılabileceğini öngörür. Bu nedenle KEP, özellikle ticari ilişkilerde bildirimlerini ispatlanabilir kılmak isteyen şirketler için önemlidir.

Bunun yanında birçok kamu kurumu resmî yazışmalarında KEP adresini tercih etmekte, şirketlerin ticaret sicilinde KEP adresi bildirmesi de yaygınlaşmaktadır. Elektronik tebligat ise ayrı bir sistemdir; bu konuda bilgi almak için E-Tebligat sayfamıza göz atabilirsiniz. Şirketinizin hangi yazışmalarda KEP kullanmakla yükümlü olduğunu güncel mevzuat ve kurum duyuruları üzerinden birlikte değerlendirmenizi öneririz.

KEP'in yaygın kullanım alanları

• Tacirler arası ihtar, ihbar ve fesih bildirimleri
• Kamu kurumlarıyla resmî yazışmalar ve başvurular
• Çalışanlara yapılan resmî bildirimler ve KEP ile bordro gönderimi
• Bayi, tedarikçi ve müşterilere sözleşme ile ilgili duyurular
• Yönetim kurulu ve genel kurul çağrı süreçlerine ilişkin bildirimler

İşletmenize katkıları

• İspat gücü: Gönderim, teslim ve içerik kayıtları delil olarak kullanılabilir.
• Hız: Noter veya posta yoluyla günler süren bildirimler kısa sürede tamamlanır.
• Maliyet kontrolü: Kâğıt, baskı, kurye ve noter masraflarının bir kısmı azalır.
• Arşiv düzeni: Gönderilen ve alınan iletiler hizmet sağlayıcı tarafından mevzuatta öngörülen süre boyunca saklanır.

KEP, yalnızca hukuki uyuşmazlık ihtimali olan yazışmalar için değil, günlük kurumsal iletişimin daha düzenli yürütülmesi için de kullanılabilir. Tüm resmî yazışmaların tek bir kayıtlı kanalda toplanması, geçmişe dönük bir iletiyi aradığınızda tarih, gönderen ve içerik bilgisine hızla ulaşmanızı sağlar; denetim veya inceleme dönemlerinde bu düzen önemli bir avantajdır.

KEP kullanırken dikkat edilmesi gerekenler

KEP hesabı açmak tek başına yeterli değildir; gelen kutusunun düzenli olarak kontrol edilmesi gerekir. Size KEP ile gönderilen bir bildirim, hesabınıza ulaştığı anda teslim edilmiş sayılabileceğinden, okunmayan iletiler hukuki süreleri kaçırmanıza neden olabilir. Bu nedenle kurumsal hesaplarda en az bir sorumlu kişi belirlenmesini ve hesap bildirimlerinin bu kişinin standart e-posta adresine veya telefonuna yönlendirilmesini öneririz.

İkinci önemli nokta, KEP adresinizin doğru yerlerde paylaşılmasıdır. Ticari sözleşmelerinizde, antetli kâğıtlarınızda ve kurum kayıtlarında KEP adresinize yer vermeniz, karşı tarafın size resmî bildirimleri bu kanaldan iletmesini kolaylaştırır. Son olarak, iletilerin ekinde gönderilen dosyaların boyut ve format sınırlarını sağlayıcınızın kurallarına göre kontrol etmeniz, gönderimlerin reddedilmemesi açısından önemlidir.

E-Dönüşüm Danışmanlık ile KEP adresi alma süreci

KEP başvurusu gerçek kişi, şahıs şirketi ve tüzel kişi için farklı belgeler gerektirir. Önce hangi tür hesaba ihtiyacınız olduğunu ve iletileri kimlerin göndereceğini belirleriz. Ardından tercih ettiğiniz yetkili sağlayıcının belge listesini hazırlar, başvurunuzu takip ederiz. Hesap açıldığında web arayüzü veya e-posta istemcisi üzerinden erişimi kurar, E-İmza ile ilk iletinizi göndermenize eşlik ederiz. İhtiyaç hâlinde kurumsal hesapta birden fazla yetkili kullanıcı tanımlanmasına da yardımcı oluruz.