E-İhtar

E-İhtar nedir?

E-İhtar, ihtarname, sözleşme feshi, temerrüt ihbarı ve benzeri hukuki bildirimlerin KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden, güvenli elektronik imza ile imzalanarak gönderilmesini ifade eder. KEP, iletinin ne zaman gönderildiğini ve karşı tarafın KEP adresine ne zaman ulaştığını delil niteliğinde kayıt altına alan bir elektronik posta hizmetidir. Bu özelliği sayesinde ticari hayatta noter veya iadeli taahhütlü mektuba alternatif bir bildirim kanalı olarak kullanılmaktadır.

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 18. maddesinin üçüncü fıkrası, tacirler arasında diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshetmeye veya sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbar ve ihtarların noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemiyle yapılabileceğini düzenler. Bu hüküm, E-İhtarın tacirler arasındaki uygulamadaki temel dayanaklarından biridir.

Bununla birlikte her bildirimin KEP ile yapılıp yapılamayacağı; tarafların tacir olup olmadığına, sözleşmedeki bildirim hükümlerine ve ilgili diğer mevzuata göre değişebilir. E-Dönüşüm Danışmanlık hukuki danışmanlık hizmeti vermez; belirli bir bildirim için uygun yöntemi avukatınızla teyit etmenizi öneririz.

Nasıl çalışır?

E-İhtar gönderebilmek için gönderenin bir KEP adresine ve nitelikli elektronik imzaya sahip olması gerekir. Hazırlanan ihtarname metni KEP hesabı üzerinden ileti olarak oluşturulur, elektronik imza ile imzalanır ve alıcının KEP adresine gönderilir. Gönderim ve teslim bilgileri KEP hizmet sağlayıcısının sisteminde kayıt altına alınır ve gerektiğinde delil olarak sunulabilir.

1. Alıcının KEP adresi tespit edilir.
2. İhtar metni ve ekleri hazırlanır.
3. İleti güvenli elektronik imza ile imzalanıp gönderilir.
4. Gönderim ve teslim kayıtları saklanır.

Alıcının KEP adresi bulunmuyorsa bildirimin bu kanalla yapılması mümkün olmayabilir; bu durumda diğer yasal yöntemlere başvurulması gerekir.

Kimler kullanmalı?

E-İhtar, düzenli olarak ticari bildirim gönderen tacirler, sermaye şirketleri, kira ve tedarik sözleşmesi yöneten işletmeler, alacak takibi yapan finans departmanları ve müvekkilleri adına bildirim hazırlayan avukatlar için kullanışlı bir yöntemdir. Çalışanlara yönelik bildirimlerde ise iş hukuku açısından ayrı değerlendirme gerekebilir; bordro ve İK yazışmaları için KEP İK Bordro çözümünü inceleyebilirsiniz.

İşletmenize katkıları

KEP ile gönderilen ihtarlar, noter randevusu veya postane işlemi gerektirmeden ofisten ya da uzaktan iletilebilir. Gönderim ve teslim anı elektronik olarak kayıt altına alındığı için bildirimin ulaştığına dair belge düzenli biçimde saklanır. Çok sayıda bildirimin aynı dönemde gönderilmesi gerektiğinde zaman ve operasyon yükü azalır. Tüm gönderimler KEP hesabında arşivlendiği için geçmiş bildirimlere ulaşmak kolaylaşır.

Gönderim öncesi kontrol listesi

Bir ihtarı KEP ile göndermeden önce birkaç noktayı kontrol etmek faydalıdır. Alıcının KEP adresinin doğru ve güncel olduğundan emin olunmalı, sözleşmede bildirim yöntemi veya adresine ilişkin özel bir hüküm bulunup bulunmadığına bakılmalıdır. İhtar metninde tarafların unvanları, ilgili sözleşme ve talep açık biçimde yer almalı, ekler okunabilir formatta hazırlanmalıdır. Gönderimi yapacak kişinin şirketi temsil yetkisinin bulunması da önemlidir. Gönderim tamamlandıktan sonra teslim kayıtlarının indirilip ilgili dosyada saklanması, olası bir uyuşmazlıkta belgeye hızla ulaşmanızı sağlar. Bu kontrollerin hukuki yönlerini avukatınızla birlikte değerlendirmenizi öneririz.

E-Dönüşüm Danışmanlık ile süreç

E-Dönüşüm Danışmanlık, KEP veya elektronik imza hizmeti sağlayıcısı değildir. BTK yetkili KEP hizmet sağlayıcıları ve elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları aracılığıyla KEP adresi ve E-İmza başvurularınızı sizin adınıza yönetiyoruz. Hesaplarınız aktif olduktan sonra ileti oluşturma, imzalama, gönderim ve teslim kayıtlarına erişim adımlarını uygulamalı olarak gösteriyoruz. İhtarname metninin içeriği ve hukuki uygunluğu ise avukatınızın değerlendirmesine bırakılmalıdır.