E-Fatura

E-Fatura nedir?

E-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standart formatta oluşturulan ve yalnızca E-Fatura sistemine kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik ortamda gönderilip alınan, kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahip bir belgedir. Fatura, mali mühür veya nitelikli elektronik imza ile onaylanır ve GİB altyapısı üzerinden alıcıya ulaştırılır; bu sayede yazdırma, zarflama, kargo ve fiziksel arşiv ihtiyacı ortadan kalkar.

E-Dönüşüm Danışmanlık, E-Fatura hizmetini çözüm ortağımız olan GİB izinli özel entegratör altyapısı üzerinden sunar. Kendimiz özel entegratör değiliz; E-Fatura başvurusu, sistem kurulumu, kullanıcı eğitimi ve kontör yönetimi aşamalarında sizin adınıza süreci yönetir ve destek sağlarız.

E-Fatura nasıl çalışır?

E-Fatura kullanmanın üç temel yöntemi vardır: GİB Portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon. Özel entegratör yöntemi, işletmelerin büyük bölümü için en pratik seçenektir. Bu yöntemde faturanızı web panelden veya muhasebe/ERP programınızdan oluşturursunuz. Fatura, entegratör tarafından UBL-TR adı verilen standart formata dönüştürülür, mühürlenir ve GİB üzerinden alıcının E-Fatura posta kutusuna iletilir. Alıcıdan gelen sistem yanıtları ve faturalarınız entegratör altyapısında saklanır.

Fatura gönderip almadan önce karşı tarafın E-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı kontrol edilir. Kayıtlıysa E-Fatura, değilse E-Arşiv Fatura düzenlenir. İyi yapılandırılmış bir sistemde bu ayrım otomatik yapılır.

Temel fatura senaryosu ve ticari fatura senaryosu

E-Fatura iki senaryo ile gönderilebilir. Temel faturada alıcının kabul veya ret yanıtı vermesi gerekmez. Ticari faturada ise alıcı, mevzuatta belirlenen süre içinde sistem üzerinden kabul ya da ret yanıtı verebilir. Hangi senaryonun iş akışınıza uygun olduğunu kurulum sırasında birlikte değerlendiririz.

Kimler kullanmalı? Yasal çerçeve

E-Fatura uygulaması, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'na dayanır; E-Belge düzenlemeleri ise 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile bir araya getirilmiştir. Tebliğ; brüt satış hasılatı belirli hadleri aşan mükellefler ile belirli sektörlerde faaliyet gösterenler için E-Fatura'ya geçişi zorunlu kılar. Bu hadler Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenir ve dönemsel olarak güncellenir. Zorunluluk kapsamına girmeyen mükellefler de isteğe bağlı olarak sisteme dahil olabilir. Şirketinizin zorunluluk durumunu ve geçiş tarihini GİB duyurularından veya uzmanımızdan teyit etmenizi öneririz.

E-Fatura başvurusu için neler gerekir?

E-Fatura başvurusunun ön koşulu, tüzel kişiler için Mali Mühür, gerçek kişi mükellefler için nitelikli E-İmza sahibi olmaktır. Özel entegratör yönteminde başvuru, entegratör üzerinden elektronik ortamda yapılır ve GİB onayıyla tamamlanır. Kayıt sonrasında işletmeniz kayıtlı kullanıcılar listesinde görünür ve size gönderilen faturalar artık elektronik olarak gelir.

Kontör nedir?

Özel entegratör altyapısında gönderilen veya alınan her belge için kontör adı verilen birim kullanılır. Kontör paketleri, işletmenizin aylık fatura hacmine göre seçilir. Paket seçiminde geçmiş dönem fatura adetlerinizi birlikte inceleyerek gereksiz alım yapmamanıza yardımcı oluruz.

İşletmenize katkıları

• Hızlı tahsilat: Fatura alıcıya anında ulaştığı için ödeme süreçleri hızlanır.
• Daha az hata: Standart format ve doğrulama kontrolleri, hatalı fatura riskini azaltır.
• Arşiv kolaylığı: Faturalar elektronik olarak saklanır, aranabilir ve yasal saklama yükümlülüklerine uygun biçimde erişilebilir.
• Muhasebe entegrasyonu: Gelen faturalar muhasebe programınıza aktarılabilir. Bu konuda ERP entegrasyonu hizmetimizden yararlanabilirsiniz.

E-Fatura'ya geçişte sık yapılan hatalar

Geçiş sürecinde en çok karşılaşılan sorun, muhasebe programındaki cari kartların güncel olmamasıdır. Alıcının vergi numarası veya unvanı hatalıysa fatura yanlış kişiye yönelebilir ya da reddedilebilir. Bu nedenle geçiş öncesinde cari kayıtlarınızı gözden geçirmenizi öneririz. İkinci yaygın hata, kayıt tarihinden sonra kâğıt fatura kesmeye devam etmektir; sisteme dahil olduğunuz andan itibaren kayıtlı kullanıcılara düzenlediğiniz faturaların elektronik olması gerekir. Son olarak, gelen faturaların düzenli kontrol edilmemesi, ticari faturalarda yanıt sürelerinin kaçırılmasına yol açabilir; bildirim ayarlarını kurulum aşamasında yapılandırıyoruz.

E-Dönüşüm Danışmanlık ile E-Fatura süreci

Önce mevcut muhasebe programınızı, fatura hacminizi ve zorunluluk durumunuzu analiz ederiz. Mali Mühür veya E-İmza eksikse başvurusunu başlatırız. Ardından entegratör hesabınızı açar, GİB kaydınızı tamamlar, fatura şablonunuzu logonuz ve banka bilgilerinizle hazırlarız. İlk faturanızı birlikte keser, gelen fatura yönetimi ve iade faturası gibi sık sorulan konularda ekibinize eğitim veririz.