E-Mutabakat

E-Mutabakat nedir?

E-Mutabakat, işletmenin cari hesap bakiyelerini ve BA/BS formlarına esas tutarlarını tedarikçi ve müşterilerine elektronik ortamda ileten, karşı tarafın onay, ret veya itiraz yanıtını kayıt altına alan bir mutabakat yönetimi çözümüdür. Telefonla teyit, kaşeli yazı bekleme ve dağınık e-posta zincirleri yerine her mutabakat talebinin kime, ne zaman gönderildiği ve nasıl yanıtlandığı tek bir ekranda izlenir.

Önemli bir ayrımın altını çizmek isteriz: E-Mutabakat, E-Fatura gibi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından düzenlenmiş bir E-Belge türü değildir. Ticari taraflar arasındaki teyit sürecini dijitalleştiren bir iş uygulamasıdır. BA/BS formlarının beyanı yürürlükteki mevzuata göre yapılmaya devam eder; elektronik cari mutabakat ise bu beyanlardan önce tutarların karşı tarafın kayıtlarıyla uyumunu kontrol etmenize yardımcı olur.

E-Mutabakat nasıl çalışır?

Süreç, muhasebe veya ERP yazılımınızdaki cari verilerin platforma aktarılmasıyla başlar. Aktarım; Excel dosyası yükleme, zamanlanmış veri çekme ya da web servis bağlantısıyla yapılabilir. Ardından akış genellikle şu adımlarla ilerler:

1. Dönem seçilir, mutabakat yapılacak cariler ve bakiyeler ya da BA/BS tutarları listelenir.
2. Her cariye özel bağlantı içeren mutabakat bildirimi e-posta ile gönderilir.
3. Karşı taraf, açılan web ekranında tutarı onaylar ya da kendi kayıtlarındaki tutarı yazıp açıklama ekleyerek itiraz eder.
4. Yanıt vermeyen carilere otomatik hatırlatma gider; tüm yanıtlar işlem kayıtlarıyla birlikte raporlanır.

İtiraz gelen carilerde fark, ilgili hareketler üzerinden incelenir ve gerekirse düzeltilmiş tutarla yeni bir mutabakat talebi başlatılır. Böylece uyuşmazlıklar yazışma kalabalığı içinde kaybolmaz.

Cari mutabakat ile BA/BS mutabakatı arasındaki fark

Cari hesap mutabakatı, belirli bir tarihteki borç ve alacak bakiyesinin karşı tarafla teyit edilmesidir. BA/BS mutabakatı ise belirli bir dönemde iki taraf arasında gerçekleşen alış ve satışlara ait belge adedi ile tutarlarının, beyan edilecek formlarla uyumlu olup olmadığının kontrolüdür. Elektronik mutabakat platformları her iki türü de ayrı şablonlarla yönetebilir.

Kimler kullanmalı?

Çok sayıda tedarikçi ve bayiyle çalışan üretim ve dağıtım firmaları, dönem sonlarında yüzlerce cariyle teyitleşen muhasebe departmanları ve müşterilerinin mutabakat takibini üstlenen mali müşavirlik büroları elektronik mutabakattan en çok yarar sağlayan gruplardır. BA/BS formu verme yükümlülüğü bulunan ve beyan öncesinde tutar uyuşmazlıklarını yakalamak isteyen her işletme de bu çözümü değerlendirebilir.

İşletmenize katkıları

• Zaman kazanımı: Toplu gönderim ve otomatik hatırlatma, tek tek arama ve yazışma ihtiyacını azaltır.
• Erken uyarı: Beyan öncesinde fark gösteren cariler tespit edilir, düzeltmeler zamanında yapılır.
• Belgelenebilirlik: Onay ve itirazlar tarih bilgisiyle saklanır; iç denetim ve bağımsız denetim çalışmalarında dayanak olarak kullanılabilir.
• Şeffaflık: Hangi carinin yanıt verdiği, hangisinin beklediği yönetici raporlarında görünür.
• İlişki kalitesi: Tedarikçi ve müşterileriniz, düzenli ve anlaşılır bildirimler sayesinde teyit taleplerine daha kolay yanıt verir.

E-Dönüşüm Danışmanlık ile süreç

E-Dönüşüm Danışmanlık olarak E-Mutabakat çözümünü yazılım üreticisi çözüm ortaklarımızın platformu üzerinden sunuyoruz. Önce cari yapınızı, kullandığınız muhasebe programını ve mutabakat sıklığınızı dinliyor, ardından size uygun kurguyu, gönderim takvimini ve hatırlatma kurallarını içeren bir öneriyle geri dönüyoruz. Veri aktarımı, e-posta şablonlarının hazırlanması ve kullanıcı tanımları gibi kurulum adımlarını sizin adınıza yönetiyor, ekibinize uygulamalı bir kullanım eğitimi veriyoruz. Muhasebe programınızla otomatik veri akışı gerekiyorsa bunu ERP entegrasyonu hizmetimizle birlikte planlıyoruz. Mutabakat kayıtlarınızın uzun süreli ve düzenli arşivlenmesi için E-Saklama seçeneklerini de birlikte değerlendirebiliriz.