E-Arşiv Fatura

E-Arşiv Fatura nedir?

E-Arşiv Fatura, E-Fatura sistemine kayıtlı olmayan gerçek veya tüzel kişilere düzenlenen faturaların Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarına uygun olarak elektronik ortamda oluşturulduğu, saklandığı ve raporlandığı bir E-Belge uygulamasıdır. Bir başka deyişle, E-Fatura yalnızca kayıtlı kullanıcılar arasında dolaşırken E-Arşiv Fatura; nihai tüketicilere, E-Fatura mükellefi olmayan şirketlere ve yurt dışındaki alıcılara kesilen faturaların elektronik karşılığıdır.

E-Dönüşüm Danışmanlık, E-Arşiv Fatura hizmetini çözüm ortağımız olan GİB izinli özel entegratör altyapısı üzerinden sunar. Özel entegratör veya GİB adına hareket eden bir kurum değiliz; E-Arşiv Fatura başvurusu, entegrasyon ve kullanım süreçlerini sizin adınıza yönetiyor, ekibinize destek veriyoruz.

E-Arşiv Fatura nasıl çalışır?

Faturayı web panelden, muhasebe programınızdan ya da e-ticaret altyapınızdan oluşturursunuz. Sistem önce alıcının E-Fatura kayıtlı kullanıcı olup olmadığını kontrol eder. Alıcı kayıtlı değilse fatura E-Arşiv Fatura olarak düzenlenir, mali mühür veya E-İmza ile onaylanır ve alıcıya iletilir. İletim; alıcının talebine göre e-posta, SMS bağlantısı gibi elektronik yollarla ya da kâğıt çıktı olarak yapılabilir. Elektronik olarak iletilen faturanın ayrıca kâğıda basılıp gönderilmesine gerek yoktur.

Düzenlenen faturaların bilgileri, mevzuatta belirlenen dönemlerde ve formatta GİB'e rapor edilir. Özel entegratör altyapısı kullanıldığında bu raporlama otomatik olarak yapılır; sizin ayrıca bir dosya hazırlamanız gerekmez.

İnternet satışlarında E-Arşiv Fatura

İnternet üzerinden mal veya hizmet satan işletmeler için E-Arşiv Fatura özellikle önemlidir. Bu satışlarda faturanın elektronik olarak düzenlenmesi ve alıcıya elektronik yolla iletilmesi beklenir. E-Ticaret altyapınızla entegre bir yapı kurulduğunda, sipariş onaylandığı anda fatura otomatik oluşur ve müşterinizin e-posta adresine gönderilir. Kargo süreci için E-İrsaliye ile birlikte kullanım, sevkiyat tarafında da kâğıtsız bir düzen sağlar.

Kimler E-Arşiv Fatura kullanmalı? Yasal çerçeve

E-Arşiv Fatura uygulaması, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'na dayanır ve 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile düzenlenmiştir. Tebliğ; E-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin, kayıtlı olmayan alıcılara düzenleyecekleri faturaları belirli tutar hadlerini aşan durumlarda E-Arşiv Fatura olarak düzenlemesini öngörür. İnternet satışı yapanlar ile hasılatları belirli hadleri aşan mükellefler için de ayrı zorunluluklar bulunmaktadır. Bu hadler GİB tarafından belirlenir ve dönemsel olarak güncellenir; işletmenizin hangi kapsamda olduğunu GİB duyurularından veya uzmanımızdan teyit etmenizi öneririz.

Uygulamada E-Fatura kullanıcılarının neredeyse tamamı, kayıtlı olmayan müşterileri için E-Arşiv Fatura'yı da birlikte kullanır. Bu nedenle iki hizmetin aynı altyapıda ve aynı panelden yönetilmesi büyük kolaylık sağlar.

Entegratör mü, GİB Portal mı?

E-Arşiv Fatura, GİB'in sunduğu portal üzerinden de düzenlenebilir. Ancak portal yöntemi, fatura hacmi düşük ve entegrasyon ihtiyacı olmayan işletmeler için uygundur. Düzenli fatura kesen, muhasebe programıyla bağlantı isteyen veya e-ticaret yapan işletmeler için özel entegratör yöntemi; otomatik raporlama, toplu fatura gönderimi, kurumsal fatura şablonu ve uzun süreli arşiv gibi avantajlar sunar. Tarayıcı üzerinden pratik bir çözüm arıyorsanız İnteraktif E-Arşiv sayfamızı da inceleyebilirsiniz.

İşletmenize katkıları

• Baskı ve posta giderlerinde azalma: Faturalar müşteriye e-posta ile ulaşır.
• Otomatik raporlama: GİB'e yapılması gereken raporlar entegratör tarafından iletilir.
• Kayıp fatura sorununa son: Müşteri faturasını kaybetse bile tek tıkla yeniden gönderebilirsiniz.
• E-Ticaret uyumu: Sipariş ile fatura arasındaki manuel adımlar ortadan kalkar.
• Kurumsal görünüm: Logonuz ve iletişim bilgilerinizle düzenlenmiş şablonlar kullanılır.

E-Arşiv Fatura düzenlerken dikkat edilmesi gerekenler

Alıcı bilgilerinin doğru girilmesi, E-Arşiv Fatura'da da temel kuraldır. Nihai tüketiciye yapılan satışlarda alıcının adı ve soyadı, kurumsal alıcılarda ise unvan ve vergi numarası eksiksiz yazılmalıdır. Faturanın elektronik olarak iletilmesi isteniyorsa alıcının e-posta adresinin doğru alınması, sonradan yaşanabilecek "fatura gelmedi" sorularının önüne geçer. Ayrıca alıcının E-Fatura kullanıcısı olup olmadığı kontrol edilmeden E-Arşiv Fatura düzenlenmemelidir; entegratör altyapısı bu kontrolü sizin yerinize otomatik olarak yapar.

E-Dönüşüm Danışmanlık ile E-Arşiv Fatura süreci

Önce satış kanallarınızı, fatura hacminizi ve kullandığınız muhasebe ya da e-ticaret yazılımını inceleriz. Mali mühür veya E-İmza durumunuzu kontrol eder, entegratör başvurunuzu sizin adınıza yaparız. Fatura şablonunuzu hazırlar, e-posta gönderim ayarlarını yapılandırır ve muhasebe bağlantısını test ederiz. Canlı kullanıma geçmeden önce deneme faturalarıyla tüm akışı birlikte kontrol eder, iptal ve itiraz gibi özel durumlarda nasıl hareket edeceğinizi anlatırız.