E-İrsaliye

E-İrsaliye nedir?

E-İrsaliye, malların bir yerden başka bir yere taşınması sırasında düzenlenen sevk irsaliyesinin, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulan ve alıcıya elektronik yolla iletilen hâlidir. Kâğıt irsaliyeyle aynı hukuki niteliğe sahiptir; fark, belgenin araç yola çıkmadan önce sistem üzerinden alıcıya ulaşması ve teslimatın da elektronik bir yanıtla kayıt altına alınabilmesidir.

E-Dönüşüm Danışmanlık, E-İrsaliye hizmetini çözüm ortağımız olan GİB izinli özel entegratör altyapısı üzerinden sunar. Biz entegratör değiliz; E-İrsaliye başvurusu, kurulum, depo ve ERP sistemlerinizle entegrasyon ile kullanıcı eğitimi aşamalarında sizin adınıza süreci yönetiriz.

E-İrsaliye nasıl çalışır?

Sevkiyat hazırlandığında irsaliye; web panelden, depo yönetim yazılımınızdan veya ERP sisteminizden oluşturulur. Belgede gönderici ve alıcı bilgileri, malın cinsi ve miktarı, sevk tarihi ve saati ile taşıyıcı ve araç plakası gibi bilgiler yer alır. İrsaliye mühürlenerek GİB üzerinden alıcının E-İrsaliye posta kutusuna iletilir. Mal teslim alındığında alıcı, sistem üzerinden irsaliye yanıtı göndererek teslim aldığı miktarı bildirebilir; eksik veya fazla teslimat bu yanıtla kayıt altına alınır.

Taşıma sırasında denetim yapılması hâlinde, irsaliyenin kâğıt çıktısının yerine elektronik ortamda görüntülenmesi ve doğrulanması mümkündür. Uygulamada sürücülerin belgeye mobil cihaz üzerinden erişebilmesi veya mevzuatın öngördüğü şekilde çıktısının araçta bulundurulması tercih edilir; güncel uygulamayı kurulum sırasında birlikte değerlendiririz.

E-İrsaliye ile E-Fatura arasındaki bağ

E-İrsaliye ile düzenlenen sevkiyatların faturası genellikle E-Fatura veya E-Arşiv Fatura ile kesilir. Aynı altyapıda çalışan bir sistemde, irsaliye bilgileri faturaya otomatik olarak aktarılır ve aynı veriyi iki kez girme ihtiyacı ortadan kalkar. Bu, özellikle çok sayıda sevkiyatı olan işletmelerde zaman ve hata açısından önemli bir kazanım sağlar.

Kimler E-İrsaliye kullanmalı? Yasal çerçeve

E-İrsaliye, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'na dayanır ve 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile düzenlenmiştir. Tebliğ; belirli hasılat hadlerini aşan mükellefler ile Tebliğde sayılan bazı sektörlerde (lisans veya ruhsat gerektiren belirli faaliyet alanları gibi) faaliyet gösteren işletmeler için E-İrsaliye'ye geçişi zorunlu kılmıştır. Zorunluluk kapsamı ve hadler GİB tarafından belirlenir ve dönemsel olarak güncellenir. Zorunlu olmayan işletmeler de isteğe bağlı olarak sisteme dahil olabilir; işletmenizin durumunu GİB duyurularından veya uzmanımızdan teyit etmenizi öneririz.

Üretim tesisleri, toptancılar, dağıtım şirketleri, lojistik operasyonu yürüten firmalar ve şubeler arası mal transferi yapan işletmeler E-İrsaliye'den en çok verim alan gruplardır.

İşletmenize katkıları

• Sevkiyat hızı: İrsaliye basma ve imzalatma adımları kalktığı için araçlar daha hızlı yola çıkar.
• Teslimat takibi: İrsaliye yanıtıyla hangi malın ne kadarının teslim alındığı kayıt altına alınır.
• Depo ve muhasebe uyumu: Stok hareketi ile faturalama arasında veri tutarlılığı sağlanır.
• Kayıp belge riskinde azalma: Islanan, yırtılan veya kaybolan irsaliye sorunu ortadan kalkar.
• Arşiv düzeni: Tüm irsaliyeler elektronik olarak saklanır ve kolayca aranabilir.

E-İrsaliye ile sahada değişen iş akışı

Kâğıt irsaliye döneminde sevkiyat genellikle şu sırayla ilerler: depo malı hazırlar, ofis irsaliyeyi basar, sürücü imzalı nüshayı alıp yola çıkar ve teslimat sonrası imzalı nüsha geri getirilir. E-İrsaliye ile bu döngü kısalır. İrsaliye depo ekranından oluşturulduğu anda alıcıya ulaşır, alıcı malı kabul ettiğinde yanıtını sistem üzerinden verir ve imzalı nüshanın ofise geri dönmesini bekleme ihtiyacı ortadan kalkar. Şubeler arası transferlerde ise her iki depo da hareketi aynı anda görebilir. Bu dönüşüm, özellikle günde çok sayıda araç çıkışı olan işletmelerde hem zaman hem de evrak takibi açısından belirgin bir kolaylık sağlar.

Geçişte dikkat edilmesi gerekenler

E-İrsaliye'ye geçişte en kritik nokta, sevkiyat sürecinin sahadaki işleyişidir. Depo personelinin irsaliyeyi hangi ekrandan oluşturacağı, araç ve sürücü bilgilerinin nereden çekileceği ve alıcının yanıt verme alışkanlığı önceden planlanmalıdır. Plaka, taşıyıcı ve adres gibi ana verilerin sistemde doğru tanımlanması, sevkiyat anında yaşanabilecek gecikmeleri önler.

E-Dönüşüm Danışmanlık ile E-İrsaliye süreci

Önce depo ve sevkiyat akışınızı yerinde veya uzaktan inceleriz. Mali mühür ya da E-İmza durumunuzu kontrol eder, entegratör başvurunuzu sizin adınıza yaparız. Kullandığınız ERP veya depo yazılımıyla bağlantıyı yapılandırır, araç, sürücü ve adres tanımlarını tamamlarız. Deneme sevkiyatlarıyla irsaliye ve yanıt akışını test ettikten sonra depo ekibinize uygulamalı eğitim veririz.