İnteraktif E-Arşiv Fatura

İnteraktif E-Arşiv nedir?

İnteraktif E-Arşiv, E-Arşiv Fatura düzenlemek isteyen işletmelerin herhangi bir yazılım kurmadan ya da muhasebe programıyla teknik entegrasyon yapmadan, internet tarayıcısı üzerinden erişilen bir web portalı aracılığıyla fatura oluşturmasını sağlayan kullanım modelidir. Faturayı ekrandaki form alanlarını doldurarak hazırlarsınız; mühürleme, alıcıya iletim, saklama ve GİB'e raporlama gibi arka plandaki işlemler ise özel entegratör altyapısı tarafından yürütülür.

Bu model, çözüm ortağımız olan GİB izinli özel entegratörün portalı üzerinden sunulur. E-Dönüşüm Danışmanlık entegratör değildir; başvurunuzu yönetir, portal hesabınızı yapılandırır ve kullanım sırasında destek veririz.

İnteraktif E-Arşiv nasıl çalışır?

Portala kullanıcı adı ve şifrenizle giriş yaparsınız. Yeni fatura ekranında alıcının adı veya unvanı, vergi ya da T.C. kimlik numarası, adres bilgileri ve satılan mal veya hizmet kalemleri girilir. KDV ve toplam tutarlar sistem tarafından hesaplanır. Önizlemeyi kontrol edip onayladığınızda fatura oluşturulur ve alıcının e-posta adresine gönderilir. İsterseniz PDF çıktısını alıp elden de teslim edebilirsiniz.

Sık fatura kestiğiniz müşterileri ve sürekli sattığınız ürün ya da hizmetleri bir kez tanımladıktan sonra, sonraki faturalarda bu bilgileri listeden seçmeniz yeterlidir. Böylece birkaç dakikalık iş, kısa bir adıma iner.

Portal ile neler yapabilirsiniz?

• Tek tek veya taslaktan çoğaltarak E-Arşiv Fatura düzenleme
• Müşteri ve ürün/hizmet kartları oluşturma
• Düzenlenen faturaları tarih, müşteri veya tutara göre listeleme
• Faturayı yeniden e-posta ile gönderme veya PDF olarak indirme
• Mevzuatın izin verdiği koşullarda fatura iptali
• Dönemsel satış listelerini muhasebeciniz için dışa aktarma

Kimler için uygun?

İnteraktif E-Arşiv; ayda sınırlı sayıda fatura kesen esnaf ve küçük işletmeler, yeni kurulan şirketler, serbest çalışanlar, danışmanlık ve hizmet firmaları ile muhasebe programı kullanmayan işletmeler için idealdir. Ayrıca entegrasyon projesi tamamlanana kadar fatura kesmeye hemen başlamak isteyen işletmeler de geçici çözüm olarak bu modeli tercih edebilir.

Öte yandan yüksek hacimde fatura düzenleyen, e-ticaret sitesinden otomatik fatura oluşturmak isteyen veya faturaların muhasebe kayıtlarına otomatik düşmesini bekleyen işletmeler için entegre E-Arşiv Fatura çözümü daha verimli olacaktır. İhtiyaçlarınız büyüdüğünde, aynı entegratör altyapısı üzerinde kalarak entegre kullanıma geçişinizi planlayabiliriz.

Yasal çerçeve

İnteraktif portal üzerinden düzenlenen faturalar da birer E-Arşiv Fatura'dır ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ile 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği hükümlerine tabidir. Kullanım yönteminin portal olması, faturanın hukuki niteliğini değiştirmez. Hangi işletmelerin E-Arşiv Fatura düzenlemek zorunda olduğu, GİB'in belirlediği ve dönemsel olarak güncellenen hadlere göre belirlenir; kendi durumunuzu GİB duyurularından veya uzmanımızdan teyit etmenizi öneririz.

GİB Portal ile farkı nedir?

GİB de E-Arşiv Fatura düzenlemek için bir portal sunmaktadır. Özel entegratör portalının farkı; kurumsal fatura şablonu, müşteri ve ürün kartları, e-posta ile otomatik gönderim, gelişmiş arama ve raporlama gibi işlevlerin sunulması ve kullanım sırasında destek alabilmenizdir. Ayrıca alıcının E-Fatura kullanıcısı olması hâlinde aynı altyapı üzerinden E-Fatura düzenlemeye geçiş kolaylaşır.

Portal kullanımında dikkat edilmesi gerekenler

Portal erişim bilgileri, işletmeniz adına fatura düzenleme yetkisi anlamına gelir. Bu nedenle kullanıcı adı ve şifrenin yalnızca yetkili kişilerle paylaşılmasını, birden fazla kişi fatura kesecekse her biri için ayrı kullanıcı tanımlanmasını öneririz. Böylece hangi faturayı kimin düzenlediği de izlenebilir. Fatura onaylanmadan önce önizleme ekranında alıcı bilgileri, KDV oranı ve toplam tutar mutlaka kontrol edilmelidir; onaylanan bir faturanın iptali ancak mevzuatın izin verdiği koşullarda mümkündür. Dönem sonlarında düzenlenen fatura listesini muhasebecinize düzenli olarak iletmeniz, beyanname hazırlığını da kolaylaştırır. Satış hacminiz büyüyüp sevkiyatlarınız arttığında E-İrsaliye gibi tamamlayıcı çözümleri de değerlendirebilirsiniz.

İşletmenize katkıları

• Hızlı başlangıç: Kurulum ve entegrasyon beklemeden fatura kesmeye başlarsınız.
• Her cihazdan erişim: İnternet bağlantısı olan bilgisayar veya tabletten çalışır.
• Düşük teknik ihtiyaç: Bilgi işlem desteği gerektirmez.
• Ölçeklenebilirlik: Hacminiz arttığında entegre kullanıma geçebilirsiniz.

E-Dönüşüm Danışmanlık ile süreç

Başvurunuzu sizin adınıza yapar, portal hesabınızı açarız. Fatura şablonunuzu logonuz ve banka bilgilerinizle hazırlar, sık kullandığınız müşteri ve hizmet kartlarını sizinle birlikte tanımlarız. İlk faturanızı canlı bir oturumda birlikte keser, iptal, yeniden gönderim ve dışa aktarma işlemlerini gösteririz.