E-Defter & E-Belge Saklama

E-Saklama nedir?

E-Saklama, E-Defter dosyaları ve beratları başta olmak üzere elektronik ortamda oluşturulan defter ve belgelerin, mevzuatın öngördüğü süre boyunca bütünlüğü, okunabilirliği ve erişilebilirliği korunarak güvenli veri merkezlerinde muhafaza edilmesini sağlayan bir hizmettir. Kâğıt dönemindeki klasör ve arşiv odalarının dijital karşılığıdır; ancak sıradan bir dosya yedeğinden farklı olarak belgenin değiştirilmediğini gösteren kayıtlar ve ibraz kolaylığı da sunar.

Gelir İdaresi Başkanlığı'nın ilgili düzenlemeleri, E-Defter kullanan mükelleflerin defter ve beratlarının ikincil bir kopyasını da saklamasını öngörmektedir. Bu yükümlülük, GİB'in sunduğu imkânlar veya izinli hizmet sağlayıcıların saklama altyapısı üzerinden yerine getirilebilir. Saklama süreleri Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre belirlenir; işletmenize uygulanacak süre ve yöntemin güncel mevzuat ışığında bir uzmanla teyit edilmesini öneririz.

E-Defter ve E-Belge saklama nasıl çalışır?

Elektronik saklama hizmetinde belgeler, oluşturuldukları sistemden otomatik ya da planlı aktarımlarla saklama altyapısına iletilir. Tipik akış şöyledir:

• E-Defter dönem dosyaları ve beratlar, oluşturulup onaylandıktan sonra saklama alanına aktarılır.
• E-Fatura, E-Arşiv Fatura, E-İrsaliye gibi belgeler UBL-TR formatı korunarak arşivlenir.
• Belgeler coğrafi olarak ayrı yedeklerle muhafaza edilir; erişim yetkiye bağlı ve kayıt altındadır.
• Saklanan her dosya için bütünlük kontrolü yapılır; böylece belgenin arşive alındıktan sonra değiştirilmediği gösterilebilir.
• Denetim veya inceleme sırasında istenen dönem ve belgeler arama yapılarak hızla bulunur, dışa aktarılır.

Kimler kullanmalı?

E-Defter uygulamasına dahil olan tüm mükellefler ikincil saklama yükümlülüğü açısından bu hizmeti değerlendirmelidir. Bunun yanında yüksek hacimde E-Fatura ve E-Arşiv düzenleyen işletmeler, şube ve şirket sayısı fazla olan gruplar, kendi sunucularında arşiv tutmanın maliyetinden ve riskinden kaçınmak isteyen firmalar ile birden çok müşterinin defterini yöneten mali müşavirler E-Saklamanın doğal kullanıcılarıdır.

Kendi sunucunuzda saklamak yeterli mi?

Yerel sunucu ya da harici disk, donanım arızası, fidye yazılımı veya kullanıcı hatası karşısında kırılgandır. Ayrıca E-Defter için öngörülen ikincil saklama şartını tek başına karşılamayabilir. Bu nedenle yerel yedeğin, mevzuata uygun bir elektronik saklama çözümüyle desteklenmesi daha güvenli bir yaklaşımdır. Yerel kopyanızı tutmaya devam edebilir, uzun vadeli ve denetlenebilir arşiv için profesyonel altyapıyı tamamlayıcı olarak kullanabilirsiniz.

İşletmenize katkıları

• Uyum: İkincil saklama yükümlülüğünü düzenli ve izlenebilir şekilde yerine getirmenize yardımcı olur.
• Erişim kolaylığı: Yıllar önceki bir faturaya veya defter dönemine, arşiv klasörlerinde arama yapmadan dakikalar içinde ulaşılır.
• Maliyet kontrolü: Sunucu, depolama ve yedekleme altyapısı için ayrı yatırım ihtiyacını azaltır.
• Süreklilik: Felaket senaryolarında belgelerinizin ayrı lokasyonlarda kopyası bulunur.
• Düzen: Farklı sistemlerde dağınık duran belgeler tek bir arşiv yapısında, tutarlı bir isimlendirmeyle toplanır.

E-Dönüşüm Danışmanlık ile süreç

E-Dönüşüm Danışmanlık, E-Saklama hizmetini GİB izinli özel entegratör ve saklama hizmeti sunan çözüm ortaklarımızın altyapısı üzerinden sağlar. Mevcut E-Defter ve E-Belge düzeninizi inceleyerek hangi belgelerin, hangi yöntemle saklanacağını belirliyor; başvuru ve sözleşme adımlarını sizin adınıza takip ediyoruz. Saklama kapsamını belirlerken hangi şirketlerin, şubelerin ve belge türlerinin dahil edileceğini, kimlerin hangi yetkiyle erişeceğini ve ibraz taleplerinde izlenecek adımları da yazılı hale getiriyoruz. Geçmiş dönem belgelerinin aktarımını planlıyor, otomatik aktarımların çalıştığını birlikte kontrol ediyoruz. Belge dışındaki kurumsal verileriniz için bulut yedekleme çözümünü, belge bütünlüğünü zaman bilgisiyle kanıtlamak için zaman damgası seçeneğini de birlikte ele alabiliriz.