E-Bordro

E-Bordro programı nedir?

E-Bordro programı, çalışanların ücret, kesinti, prim ve yan haklarını içeren maaş bordrolarının yazılım üzerinden hesaplanmasını ve kâğıda basılmadan elektronik ortamda dağıtılmasını sağlayan insan kaynakları çözümüdür. Hesaplanan bordrolar çalışan portalına yüklenir ya da e-posta ile iletilir; personel, kendi bordrosunu dilediği zaman görüntüleyip indirebilir.

Bordro süreçleri her ay tekrarlanır ve mevzuattaki değişikliklerden doğrudan etkilenir. Elle tutulan tablolarla yapılan hesaplamalar hem zaman alır hem de hataya açıktır. E-Bordro yazılımları, parametrelerin güncel tutulması koşuluyla bu yükü önemli ölçüde hafifletir.

Nasıl çalışır?

Personel kartları, ücret bilgileri ve sabit ek ödemeler sisteme bir kez tanımlanır. Her ay devam bilgileri, fazla mesai ve değişken ödemeler girilir; puantaj verisi zaman çizelgesi uygulamasından da aktarılabilir. Yazılım, tanımlı parametrelere göre brüt ve net ücretleri, yasal kesintileri ve işveren maliyetini hesaplar. Onaylanan bordrolar PDF olarak üretilir ve çalışanlara dağıtılır.

• Hesaplama: Ücret, kesinti ve işveren maliyeti tek ekranda oluşur.
• Dağıtım: Bordrolar çalışan portalına yüklenir veya e-posta ile gönderilir.
• Çalışan portalı: Personel geçmiş bordrolarına ve izin bilgilerine erişebilir.
• Raporlama: Departman bazında maliyet ve icmal raporları alınır.

Kimler kullanmalı?

E-Bordro, bordrosunu kendi bünyesinde hazırlayan her ölçekteki işletme için uygundur. Çok şubeli yapılar, sahada çalışan personeli olan firmalar, perakende ve hizmet sektörü işletmeleri ile birden fazla müşterinin bordrosunu yöneten mali müşavirlik büroları en çok fayda sağlayan gruplar arasındadır. Bordroları basıp imzalatmak için şubeler arasında evrak taşıyan işletmeler bu süreçten kurtulur.

Yasal delil gerekiyorsa: KEP İK Bordro

Standart e-posta veya portal üzerinden yapılan dağıtım, bordronun çalışana ulaştığını her durumda hukuken ispatlamaya yetmeyebilir. Bordronun tebliğ edildiğine dair güçlü bir kayıt oluşturmak istiyorsanız, gönderimin kayıtlı elektronik posta üzerinden yapıldığı KEP İK Bordro çözümünü değerlendirmenizi öneririz. Hangi yöntemin sizin için uygun olduğunu iş hukuku danışmanınızla birlikte teyit etmeniz faydalı olur.

İşletmenize katkıları

Bordroların dijital ortamda hazırlanıp dağıtılması baskı, zarf ve dağıtım işlerini ortadan kaldırır. İK ekibi, çalışanların "geçen ayın bordrosunu tekrar alabilir miyim?" gibi tekrarlayan taleplerine yanıt vermek zorunda kalmaz. Hesaplamaların tek bir sistemde yapılması, ay sonu kontrollerini kolaylaştırır ve maliyet raporlarına anında erişim sağlar. Çalışanlar ise maaş bilgilerine güvenli şekilde, istedikleri zaman ulaşır.

Geçiş döneminde dikkat edilmesi gerekenler

Yeni bir bordro yazılımına geçerken ilk ay için mevcut yöntemle paralel hesaplama yapılması, iki sonuç arasındaki farkların erken fark edilmesini sağlar. Ücret kalemlerinin adları ve hesaplama biçimleri iş sözleşmeleriyle uyumlu tanımlanmalıdır. Çalışanlara portal kullanımı hakkında kısa bir bilgilendirme yapılması, ilk dönemde gelecek soruları azaltır. Kişisel veri niteliğindeki bordro bilgilerine erişimin yalnızca yetkili kişilerle sınırlandırılması ve erişim kayıtlarının tutulması da önemlidir. Yıl içinde değişen parametrelerin zamanında sisteme yansıtıldığını kontrol etmek, ay sonunda düzeltme bordrosu hazırlama ihtiyacını azaltır. Bordroların dağıtım tarihlerinin ve çalışanların görüntüleme durumlarının raporlanabildiği ürünlerde, hangi personelin bordrosuna henüz ulaşmadığını görmek ve gerekirse hatırlatma yapmak da mümkün olur.

E-Dönüşüm Danışmanlık ile süreç

E-Dönüşüm Danışmanlık, bordro yazılımlarının üreticisi değil, yazılım üreticileriyle çalışan bir çözüm ortağıdır. Personel sayınızı, ücret yapınızı ve mevcut süreçlerinizi inceleyerek uygun ürünü öneriyor, kurulumu ve personel verilerinin aktarımını koordine ediyor, İK ekibinize eğitim veriyoruz. Bordro hesaplamalarında kullanılan oranların ve parametrelerin güncelliğini mali müşaviriniz veya uzmanınızla birlikte kontrol etmenizi öneririz.