E-Fatura, E-Arşiv Fatura, E-İrsaliye gibi uygulamalara geçen işletmelerin çoğu, belgelerin iletimi ve saklanması için bir özel entegratör ile çalışır. Özel entegratör, Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan (GİB) izin almış ve mükellefler adına elektronik belgelerin oluşturulması, iletilmesi ve saklanması gibi hizmetleri sunan kuruluştur. Bu seçim, yıllarca sürecek bir iş ilişkisinin başlangıcıdır. Bu yazıda özel entegratör seçerken dikkat edilmesi gereken 10 temel konuyu ele alıyoruz.
Baştan belirtelim: E-Dönüşüm Danışmanlık özel entegratör değildir. Bir çözüm ortağı olarak, işletmelerin bu kararı doğru kriterlerle vermesine ve sonrasında başvuru, kurulum ve entegrasyon süreçlerini yönetmesine yardımcı oluyoruz.
1. GİB izni ve izin kapsamı
İlk ve en temel kontrol, firmanın GİB tarafından izin verilmiş bir özel entegratör olup olmadığıdır. GİB, izinli entegratörlerin listesini resmi kaynaklarında yayımlar. Bazı firmalar kendisi entegratör olmayıp bir entegratörün altyapısını kullanarak hizmet sunar; bu durum tek başına sorun değildir, ancak belgelerin hangi entegratör altyapısında tutulduğunu bilmeniz gerekir.
2. Desteklenen belge türleri
Bugün yalnızca E-Faturaya ihtiyacınız olabilir; ancak yarın E-İrsaliye, E-Müstahsil Makbuzu veya E-SMM gerekebilir. Tüm belge türlerini aynı altyapıda yönetebilmek, ileride ikinci bir entegrasyon projesine girmenizi önler.
3. Muhasebe ve ERP entegrasyonu
Entegratörün kullandığınız muhasebe, ön muhasebe veya ERP programıyla hazır bir bağlantısı var mı? Yoksa bu bağlantı nasıl kurulacak ve kim tarafından bakımı yapılacak? Entegrasyon kalitesi, günlük işleyişte en çok hissedilen kriterdir. Bu konuyu ön muhasebe programı ve E-Fatura entegrasyonu yazımızda ayrıntılı ele aldık.
4. Fiyatlandırma modeli
Entegratörler genellikle belge adedine (kontör), yıllık pakete veya bunların bir karışımına dayalı fiyatlandırma kullanır. Teklifleri karşılaştırırken şu sorulara dikkat edin:
- Gelen faturalar da kontörden düşüyor mu?
- Kullanılmayan kontörler bir sonraki döneme devrediyor mu?
- Kurulum, entegrasyon, saklama veya destek için ayrı ücret var mı?
- Fiyat artışlarının nasıl ve hangi sıklıkla yapılacağı sözleşmede yazıyor mu?
5. Saklama ve erişim
Elektronik belgelerin mevzuatta belirlenen süre boyunca saklanması gerekir. Entegratörün saklama hizmeti bu süreyi kapsıyor mu, belgelere nasıl erişeceksiniz ve toplu indirme yapabilir misiniz? Saklama konusundaki genel çerçeveyi E-Belge saklama ve dijital arşiv yazımızda anlattık.
6. Destek kalitesi
Fatura gönderilemediğinde veya bir entegrasyon hatası oluştuğunda, sorunu ne kadar hızlı çözebildiğiniz işinizi doğrudan etkiler. Destek kanallarını (telefon, e-posta, uzak bağlantı), çalışma saatlerini ve yoğun dönemlerde (ay sonu, yıl sonu) nasıl hizmet verildiğini sorun. Mümkünse mevcut kullanıcıların deneyimlerini dinleyin.
7. Süreklilik ve altyapı güvenilirliği
Sistemin erişilebilirliği, planlı bakım bildirimleri ve kesinti durumlarında izlenecek yol önemlidir. Hizmet seviyesi taahhüdü (SLA) varsa içeriğini, yoksa kesinti durumlarında nasıl bilgilendirileceğinizi öğrenin.
8. Kullanım kolaylığı ve raporlama
Web paneli, fatura arama ve filtreleme, gelen faturaların onay akışı, kullanıcı yetkilendirmesi ve raporlama özellikleri günlük işleri kolaylaştırır. Demo talep ederek panelin ekibinize uygun olup olmadığını önceden görün.
9. Veri güvenliği ve kişisel veriler
Faturalar; müşteri, tedarikçi ve fiyat bilgisi gibi hassas veriler içerir. Entegratörün veri güvenliği uygulamalarını, verilerin nerede tutulduğunu ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin yükümlülüklerini nasıl yerine getirdiğini sorun. Sözleşmede bu konulara ilişkin hükümlerin bulunması önemlidir.
10. Sözleşmeden çıkış ve veri taşıma
En çok gözden kaçan konu budur. Entegratörü değiştirmek istediğinizde geçmiş belgeleriniz nasıl teslim edilecek, saklama yükümlülüğünüz nasıl sürecek ve sözleşmenin fesih koşulları neler? Çıkış koşulları baştan netleşirse, ileride sizi memnun etmeyen bir hizmete bağlı kalmazsınız.
Teklifleri karşılaştırmak için basit bir tablo
| Kriter | Sorulacak soru |
|---|---|
| İzin | GİB izin listesinde mi, hangi belge türleri için? |
| Belge kapsamı | İleride ihtiyaç duyacağım belgeler de var mı? |
| Entegrasyon | Programımla hazır bağlantı var mı, bakımı kimde? |
| Fiyat | Gelen belge, saklama ve destek ücreti dahil mi? |
| Saklama | Mevzuattaki süreyi kapsıyor mu, toplu indirme var mı? |
| Destek | Yoğun dönemlerde ulaşılabilir mi? |
| Çıkış | Veriler nasıl ve hangi formatta teslim edilir? |
Teklif sürecini nasıl yönetmeli?
Entegratör seçimini sağlıklı yapmanın yolu, tüm firmalardan aynı bilgiler üzerinden teklif almaktır. Farklı varsayımlarla hazırlanmış teklifleri karşılaştırmak, çoğu zaman yanıltıcı sonuçlar verir. Teklif istemeden önce şu bilgileri tek bir belgede toplamanızı öneririz:
- Belge hacmi: Aylık ortalama giden ve gelen fatura, irsaliye ve diğer belge sayıları; yoğun aylardaki tepe değerler.
- Belge türleri: Bugün ve önümüzdeki iki-üç yıl içinde ihtiyaç duyulabilecek belge türleri.
- Yazılım altyapısı: Kullandığınız muhasebe, ön muhasebe veya ERP programı ve sürümü.
- Kullanıcı yapısı: Kaç kullanıcı, kaç şube veya depo, hangi yetki seviyeleri.
- Özel ihtiyaçlar: Dövizli satış, ihracat, toplu fatura, özel fatura tasarımı veya belirli raporlar.
Bu bilgilerle hazırlanan teklifleri, yukarıdaki tabloya göre karşılaştırmak ve kısa listeye kalan iki-üç firmadan canlı demo istemek, kararı büyük ölçüde netleştirir.
Demo sırasında neyi görmek istemelisiniz?
Demo, hazırlanmış bir sunumdan çok gerçek işlerinizi yansıtmalıdır. Sizin programınızdan bir faturanın nasıl gönderildiğini, gelen bir faturanın nasıl onaylanıp muhasebeye aktarıldığını, hatalı bir faturada hangi adımların izlendiğini ve geçmiş bir belgenin nasıl arandığını görmek isteyin. Destek hattına demo sırasında bir soru yöneltmek de hizmet kalitesi hakkında fikir verebilir.
Çözüm ortağı ile entegratör arasındaki fark
E-Dönüşüm pazarında “entegratör”, “bayi”, “çözüm ortağı” ve “danışman” gibi kavramlar sıkça birbirinin yerine kullanılır. Özel entegratör, GİB izniyle belgelerin iletimi ve saklanması altyapısını işleten kuruluştur. Çözüm ortağı ise bu altyapılar ile işletme arasında köprü kurar: ihtiyaç analizi yapar, uygun çözümü seçmenize yardımcı olur, başvuru ve elektronik kimlik süreçlerini yönetir, yazılım entegrasyonunu kurar ve kullanıcıları eğitir.
Bu ayrımı bilmek, sözleşme imzalarken kimin hangi konudan sorumlu olduğunu anlamanızı sağlar. Belgelerin iletimi ve saklanmasına ilişkin taahhütler entegratör sözleşmesinde, kurulum, eğitim ve destek kapsamı ise çözüm ortağıyla yapılan anlaşmada yer almalıdır.
E-Dönüşüm Danışmanlık ile entegratör seçimi
Çözüm ortağı olarak çalışmamızın avantajı, tek bir yapıya baştan bağlı kalmadan ihtiyacınızı değerlendirebilmemizdir. Belge hacminizi, kullandığınız yazılımı ve gelecekteki ihtiyaçlarınızı birlikte ele alıyor; uygun çözümün seçimi, başvuru, mali mühür temini ve ERP entegrasyonu adımlarını sizin adınıza yönetiyoruz. Kapsamlı bir yol haritası için E-Dönüşüm danışmanlığı hizmetimizi inceleyebilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; sözleşme hükümleri için hukuk danışmanınızın görüşünü almanızı öneririz.
Entegratör tekliflerini birlikte değerlendirmek için ücretsiz ön değerlendirme talep edebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Özel entegratörün GİB izni olduğunu nasıl kontrol ederim?
GİB, izin verdiği özel entegratörlerin listesini resmi kaynaklarında yayımlar. Sözleşme imzalamadan önce firmanın bu listede yer aldığını ve hangi belge türleri için izinli olduğunu kontrol etmeniz önerilir.
Özel entegratörümü sonradan değiştirebilir miyim?
Evet, entegratör değişikliği mümkündür. Ancak geçmiş belgelerin taşınması, saklama yükümlülüğünün nasıl sürdürüleceği ve yazılım entegrasyonunun yeniden kurulması gerektiği için süreci sözleşme aşamasında konuşmanız önemlidir.
En ucuz entegratörü seçmek doğru mu?
Fiyat önemli bir kriterdir, ancak tek başına yeterli değildir. Entegrasyon kalitesi, destek hızı, saklama koşulları ve ek ücretler toplam maliyeti belirler. Teklifleri aynı kapsam üzerinden karşılaştırmanız önerilir.
E-Dönüşüm Danışmanlık özel entegratör mü?
Hayır. E-Dönüşüm Danışmanlık bir çözüm ortağıdır; işletmenizin ihtiyaçlarına uygun çözümü seçmenize, başvuru, kurulum ve entegrasyon süreçlerini yönetmenize yardımcı olur.