KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), elektronik iletilerin gönderimini ve teslimini kayıt altına alan, gönderici ve alıcının kimliğini doğrulayan ve bu kayıtları delil olarak saklayan nitelikli bir elektronik posta sistemidir. Basitçe, elektronik ortamın taahhütlü mektubu olarak düşünülebilir. KEP hizmeti, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilen KEP hizmet sağlayıcıları üzerinden verilir. Bu yazıda KEP nedir, normal e-postadan farkı nedir ve hangi durumlarda hukuki delil sağlayabilir sorularını temkinli ve uygulamaya dönük bir dille ele alıyoruz.
KEP normal e-postadan nasıl ayrılır?
KEP’i normal e-postadan ayıran temel özellik, iletinin kim tarafından, ne zaman gönderildiğinin ve alıcıya ne zaman ulaştığının yetkili bir hizmet sağlayıcı tarafından kayıt altına alınmasıdır. Normal e-postada iletinin ulaştığını veya içeriğinin değişmediğini ispatlamak zor olabilirken, KEP sisteminde bu bilgiler delil kayıtlarıyla belgelenir.
| Özellik | Normal e-posta | KEP |
|---|---|---|
| Kimlik doğrulama | Hesap açılışında genellikle yapılmaz | KEP adresi alınırken kimlik doğrulanır |
| Gönderim ve teslim kaydı | Teknik loglar sınırlıdır, ispatı zordur | Hizmet sağlayıcı tarafından delil kaydı oluşturulur |
| İçerik bütünlüğü | Değişmediği kolayca ispatlanamaz | Bütünlük teknik olarak güvence altındadır |
| Zaman bilgisi | Cihaz veya sunucu saatine bağlıdır | Zaman damgası ile kayıt altına alınır |
| Saklama | Kullanıcının tercihine bağlıdır | Delil kayıtları mevzuata uygun şekilde saklanır |
KEP adresi kimler alabilir?
KEP adresi gerçek kişiler, şirketler ve kamu kurumları tarafından alınabilir. Gerçek kişiler kendi adlarına, tüzel kişiler ise şirket adına KEP hesabı açabilir. Tüzel kişi hesaplarında, hesabı kullanacak yetkili kişilerin tanımlanması ve gerekirse imza yetkilerinin belirlenmesi gerekir. Başvuru sırasında kimlik doğrulaması yapılır; şirketler için ise genellikle yetki belgeleri istenir.
KEP hangi durumlarda hukuki delil sağlar?
KEP, gönderim ve teslime ilişkin kayıtları yetkili bir hizmet sağlayıcı tarafından tutulduğu için uyuşmazlıklarda güçlü bir delil aracı olarak kullanılabilir. Bununla birlikte bir KEP iletisinin delil değeri, iletinin içeriğine, kullanılan imza türüne, alıcının KEP adresinin doğru olup olmadığına ve somut uyuşmazlığa göre değerlendirilir. Bu nedenle “KEP ile gönderilen her ileti mutlaka sonuç doğurur” demek doğru olmaz.
TTK md. 18/3 ne düzenler?
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18. maddesinin 3. fıkrası, tacirler arasında diğer taraftaki tacirin temerrüde düşürülmesine, sözleşmenin feshine veya sözleşmeden dönülmesine ilişkin ihbar ve ihtarların noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla ya da güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemiyle yapılacağını öngörür. Bu hüküm, KEP’i ticari hayatta noter ve taahhütlü mektuba alternatif bir iletişim yolu olarak tanımlaması açısından önemlidir.
Bu düzenlemeden çıkarılabilecek pratik sonuçlar şunlardır:
- Hüküm, tacirler arasındaki belirli ihbar ve ihtarlarla ilgilidir; tüm hukuki bildirimler için genel bir kural değildir.
- Gönderimin güvenli elektronik imza ile yapılması öngörülür; imzasız bir KEP iletisi aynı sonucu doğurmayabilir.
- Alıcının doğru ve aktif bir KEP adresine gönderim yapılması, ihtarın karşı tarafa ulaştığının ispatı açısından kritiktir.
Hangi bildirimin hangi şekle tabi olduğu, sözleşme hükümlerine ve olayın özelliklerine göre değişebilir. Önemli bir ihtar göndermeden önce bir hukuk uzmanından görüş almanızı öneririz; bu yazı hukuki tavsiye niteliği taşımaz.
KEP hangi işlerde kullanılır?
KEP, ispatı önemli olan yazışmaların tamamında kullanılabilir. Uygulamada en sık rastlanan kullanım alanları şunlardır:
- Tacirler arası ihtar, fesih ve temerrüt bildirimleri,
- Kamu kurumlarıyla resmi yazışmalar,
- İşveren ile çalışan arasındaki bildirimler ve ücret pusulası gönderimi,
- Kira, tedarik ve hizmet sözleşmelerine ilişkin bildirimler,
- Şirket içi kurul kararları ve davetler gibi kayıt altına alınması istenen yazışmalar.
Çalışanlara bordro gönderimi konusunu KEP ile bordro gönderimi rehberimizde ayrıca ele aldık.
KEP adresi nasıl alınır?
KEP adresi, BTK tarafından yetkilendirilmiş bir KEP hizmet sağlayıcısına başvurularak alınır. Süreç gerçek kişiler için oldukça kısadır; şirketlerde ise yetki belgeleri nedeniyle birkaç ek adım bulunur.
- Sağlayıcı ve paket seçimi: Gönderim adedi, depolama alanı ve kullanıcı sayısı ihtiyacınıza uygun paketi belirleyin.
- Başvuru formu: Kimlik bilgileri ve şirketler için unvan, vergi numarası gibi bilgiler girilir.
- Kimlik doğrulama: Sağlayıcının belirlediği yöntemle başvuru sahibinin kimliği doğrulanır.
- Belgelerin iletilmesi: Tüzel kişiler için imza sirküleri ve yetki belgeleri gibi evraklar istenir.
- Hesabın aktifleşmesi: KEP adresi tanımlanır, kullanıcı ve yetki ayarları yapılır.
Başvuruda istenen belgeler sağlayıcıya ve güncel düzenlemelere göre değişebileceğinden, başvuru öncesinde listeyi sağlayıcıdan veya uzmanımızdan teyit etmenizi öneririz.
Hukuki sonuç beklenen bir KEP iletisi nasıl hazırlanmalı?
KEP iletisinin teknik olarak doğru gönderilmesi kadar içeriğinin açık ve eksiksiz olması da önemlidir. İhtar veya bildirim niteliğindeki iletilerde şu unsurlara dikkat edilmesi önerilir:
- Göndericinin ve muhatabın tam unvan ve adres bilgileri,
- İletinin konusunun ve dayandığı sözleşme veya ilişkinin açıkça belirtilmesi,
- Talep edilen işlemin ve varsa verilen sürenin net ifade edilmesi,
- Önemli belgelerin iletinin ekinde imzalı olarak gönderilmesi.
İçerik hazırlığı hukuki bir değerlendirme gerektirdiğinden, kritik bildirimlerde metnin bir hukuk uzmanı tarafından gözden geçirilmesi yerinde olur.
KEP ile E-Tebligat aynı şey mi?
Hayır, KEP ve E-Tebligat birbiriyle ilişkili ancak farklı kavramlardır. KEP, kişiler ve kurumlar arasında kayıtlı iletişim sağlayan genel bir sistemdir. E-Tebligat ise kamu kurumlarının tebligatlarını elektronik ortamda yapmasına ilişkin bir uygulamadır ve kendi mevzuatına tabidir. Bazı kurumların elektronik tebligat altyapısında KEP adresleri kullanılabilir; hangi kurumun hangi kanalı kullandığını ilgili kurumun güncel duyurularından takip etmek gerekir. E-Tebligat süreçleriniz için de destek alabilirsiniz.
KEP kullanırken dikkat edilmesi gerekenler
- Alıcı adresini doğrulayın: Gönderimden önce karşı tarafın güncel KEP adresini teyit edin.
- İmzalı gönderim yapın: Hukuki sonuç doğurması beklenen iletileri E-İmza ile imzalayın.
- Delil kayıtlarını saklayın: Gönderim ve teslim kayıtlarını indirip arşivleyin.
- Gelen kutusunu düzenli kontrol edin: KEP adresinize gelen bildirimlerin de sonuç doğurabileceğini unutmayın.
- Yetkileri yönetin: Şirket hesabında kimin ileti gönderebileceğini net olarak tanımlayın.
KEP kutusu ne sıklıkla kontrol edilmeli?
KEP kutusunun kontrol sıklığı, işletmenin yazışma yoğunluğuna göre belirlenmelidir; ancak genel kural olarak en az iş günü bazında düzenli kontrol önerilir. Pek çok sağlayıcı, KEP kutusuna yeni ileti geldiğinde normal e-posta veya SMS ile bildirim gönderme imkânı sunar. Bu bildirimlerin birden fazla yetkiliye yönlendirilmesi, sorumlu kişinin izinde olduğu dönemlerde de önemli bildirimlerin kaçırılmamasını sağlar. Gelen iletilerin hangi birime yönlendirileceğini gösteren basit bir iç akış tanımlamak da cevap sürelerini kısaltır.
Özellikle son madde gözden kaçabilir: KEP adresi edinen bir işletmenin, bu adrese gelen ihtar ve bildirimleri takip etmemesi kendi aleyhine sonuçlar doğurabilir. Bu nedenle KEP hesabı açıldıktan sonra kutunun kimin sorumluluğunda olduğu belirlenmelidir.
Şirketiniz için KEP adresi edinmek, yetki yapısını kurmak ve E-İmza ile birlikte kullanıma hazır hale getirmek isterseniz ücretsiz ön değerlendirme talep edebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
KEP ile gönderilen ihtar noter ihtarı yerine geçer mi?
6102 sayılı TTK md. 18/3, tacirler arasındaki temerrüt, fesih ve sözleşmeden dönme ihbar ve ihtarlarının güvenli elektronik imza kullanılarak KEP ile yapılabileceğini öngörür. Ancak her bildirimin şekli sözleşmeye ve somut duruma göre değişebileceğinden önemli ihtarlarda hukuk uzmanına danışılması önerilir.
KEP adresi olmayan birine KEP iletisi gönderilebilir mi?
Bazı sağlayıcılar normal e-posta adreslerine gönderim imkânı sunsa da bu durumda teslim ve ispat güvencesi KEP adresleri arasındaki iletişimle aynı düzeyde olmayabilir. Hukuki sonuç beklenen yazışmalarda alıcının KEP adresine gönderim yapılması tercih edilir.
KEP adresimi kimler görebilir?
KEP adresi, sizinle yazışmak isteyen kişi ve kurumlara bildirdiğiniz bir adrestir. Bazı kurumlar ve rehberler aracılığıyla adres sorgulaması yapılabileceğinden, adresinize gelen iletileri düzenli kontrol etmeniz önemlidir.
KEP delil kayıtları ne kadar süre saklanır?
Delil kayıtları, KEP hizmet sağlayıcıları tarafından ilgili mevzuatta belirlenen süre boyunca saklanır. Kendi arşiviniz için önemli gönderilerin delil kayıtlarını indirip ayrıca saklamanız önerilir.